Un nuovo portale online
L’UPSA semplifica lo scambio di dati
25 maggio 2022 upsa-agvs.ch – Un nuovo portale online semplificherà lo scambio con i soci e i partecipanti ai corsi. Inoltre, gli eventi dell’UPSA potranno essere gestiti direttamente tramite il modulo integrativo di marketing.
mig. Come ogni garage utilizza i sistemi IT, anche il sistema ERP della sede centrale UPSA deve essere aggiornato regolarmente. L’associazione centrale UPSA ha colto l’occasione per analizzare in dettaglio tutte le operazioni di lavoro. Tutti i processi sono stati verificati e documentati insieme ai reparti specializzati, con l’obiettivo sia di eliminare gli ostacoli sia di adeguare le fasi di lavoro obsolete alle attuali possibilità tecniche.
Le conoscenze acquisite e i requisiti sono stati elaborati nell’ambito di un capitolato d’oneri con un catalogo di requisiti integrativo e sottoposti a diversi offerenti per l’elaborazione dell’offerta. Questa procedura standardizzata è consigliata non solo per le aziende amministrative come la sede centrale UPSA, ma può essere utilizzata anche da tutte le aziende.
La fase successiva consiste in una specificazione dettagliata della fase progettuale due finalizzata all’introduzione nel secondo trimestre del 2023. Si tratta dell’implementazione di una piattaforma digitale che semplifica la gestione dei corsi, degli esami e dei dati dei soci. «L’UPSA offre opportunità di formazione e perfezionamento al passo con i tempi, ma la gestione amministrativa dei corsi e degli esami è molto spesso analogica», afferma Christa Odermatt, responsabile UPSA dei progetti ICT. Anche grazie all’analisi di processo citata sopra, è stato possibile elaborare questa fase di digitalizzazione e definire un valore aggiunto diretto per i partecipanti ai corsi e agli esami. Un portale online supporta gli utenti interessati a livello centralizzato sia nello scambio di dati, sia in termini di comunicazione, grazie all’integrazione di strumenti come chat, webinar o l’accesso ai documenti. Sono previsti un accesso per candidati, esperti, partecipanti a corsi ed esami e uno per i soci tramite il portale online. «L’obiettivo è rendere più efficiente lo scambio di informazioni con i nostri soci e candidati», afferma Odermatt.
L’iscrizione ai corsi e agli esami potrà essere effettuata direttamente online. Sul portale saranno inoltre disponibili documenti come fatture, compiti, ore e piani operativi. Christa Odermatt spiega: «I partecipanti possono accedere sempre e ovunque alla documentazione del corso, consultare gli orari, verificare le date e scaricare tra l’altro i certificati ottenuti. Grazie al portale online, anche il socio ha la possibilità di verificare regolarmente i propri dati e, ad esempio, di scaricare le fatture online.» Al centro dell’attenzione c’è sempre l’ottimizzazione e, di conseguenza, l’automatizzazione dei processi. «Non digitalizziamo a ogni costo, ma principalmente laddove è possibile un netto aumento dell’efficienza», afferma Christa Odermatt.
mig. Come ogni garage utilizza i sistemi IT, anche il sistema ERP della sede centrale UPSA deve essere aggiornato regolarmente. L’associazione centrale UPSA ha colto l’occasione per analizzare in dettaglio tutte le operazioni di lavoro. Tutti i processi sono stati verificati e documentati insieme ai reparti specializzati, con l’obiettivo sia di eliminare gli ostacoli sia di adeguare le fasi di lavoro obsolete alle attuali possibilità tecniche.
Le conoscenze acquisite e i requisiti sono stati elaborati nell’ambito di un capitolato d’oneri con un catalogo di requisiti integrativo e sottoposti a diversi offerenti per l’elaborazione dell’offerta. Questa procedura standardizzata è consigliata non solo per le aziende amministrative come la sede centrale UPSA, ma può essere utilizzata anche da tutte le aziende.
La fase successiva consiste in una specificazione dettagliata della fase progettuale due finalizzata all’introduzione nel secondo trimestre del 2023. Si tratta dell’implementazione di una piattaforma digitale che semplifica la gestione dei corsi, degli esami e dei dati dei soci. «L’UPSA offre opportunità di formazione e perfezionamento al passo con i tempi, ma la gestione amministrativa dei corsi e degli esami è molto spesso analogica», afferma Christa Odermatt, responsabile UPSA dei progetti ICT. Anche grazie all’analisi di processo citata sopra, è stato possibile elaborare questa fase di digitalizzazione e definire un valore aggiunto diretto per i partecipanti ai corsi e agli esami. Un portale online supporta gli utenti interessati a livello centralizzato sia nello scambio di dati, sia in termini di comunicazione, grazie all’integrazione di strumenti come chat, webinar o l’accesso ai documenti. Sono previsti un accesso per candidati, esperti, partecipanti a corsi ed esami e uno per i soci tramite il portale online. «L’obiettivo è rendere più efficiente lo scambio di informazioni con i nostri soci e candidati», afferma Odermatt.
L’iscrizione ai corsi e agli esami potrà essere effettuata direttamente online. Sul portale saranno inoltre disponibili documenti come fatture, compiti, ore e piani operativi. Christa Odermatt spiega: «I partecipanti possono accedere sempre e ovunque alla documentazione del corso, consultare gli orari, verificare le date e scaricare tra l’altro i certificati ottenuti. Grazie al portale online, anche il socio ha la possibilità di verificare regolarmente i propri dati e, ad esempio, di scaricare le fatture online.» Al centro dell’attenzione c’è sempre l’ottimizzazione e, di conseguenza, l’automatizzazione dei processi. «Non digitalizziamo a ogni costo, ma principalmente laddove è possibile un netto aumento dell’efficienza», afferma Christa Odermatt.
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