Neues Onlineportal
Der AGVS vereinfacht den Datenaustausch
25. Mai 2022 agvs-upsa.ch – Ein neues Onlineportal vereinfacht den Austausch mit Mitgliedern und Kursteilnehmenden. Zusätzlich sollen auch die Events des AGVS direkt über das ergänzende Marketingmodul abgewickelt werden können.
mig. Wie in jedem Garagenbetrieb mit IT-Systemen im Einsatz, bedarf auch das ERP-System der AGVS-Geschäftsstelle regelmässig eines Upgrades. Diese Chance machte sich der AGVS-Zentralverband zu nutzen und unterzog alle Arbeitsabläufe einer detaillierten Analyse. Zusammen mit den Fachbereichen wurden alle Prozesse geprüft und dokumentiert mit dem Fokus, einerseits Hürden zu eliminieren und andererseits, um in die Jahre gekommene Arbeitsschritte den heutigen technischen Möglichkeiten anzupassen.
Die gewonnen Erkenntnisse und Anforderungen wurden im Rahmen eines Pflichtenheftes mit ergänzendem Anforderungskatalog ausgearbeitet und an verschiedene Anbieter zur Offertausarbeitung unterbreitet. Eine derart standardisierte Vorgehensweise empfiehlt sich nicht nur für Verwaltungsbetriebe wie der AGVS-Geschäftsstelle, sondern kann auch von jedem Gewerbebetrieb angewendet werden.
Als nächstem Schritt erfolgt nun eine Detailspezifikation der Projektphase zwei mit dem Ziel der Einführung im zweiten Quartal 2023. Dabei handelt es sich um die Umsetzung einer digitalen Plattform, welche die Kurs- und Prüfungsverwaltung sowie die Mitgliederstammpflege vereinfacht. «Der AGVS bietet zeitgemässe Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten an, nur erfolgt die administrative Kurs- und Prüfungsverwaltung aktuell noch oft analog», sagt Christa Odermatt, beim AGVS zuständig für ICT-Projekte. Auch dank der oben erwähnten Prozessanalyse, konnte dieser Digitalisierungsschritt ausgearbeitet und einen direkten Mehrwert für Kurs- und Prüfungsteilnehmer erarbeitet werden. Ein Onlineportal unterstützt die entsprechenden Nutzer dabei zentral, einerseits für den Datenaustausch andererseits auch dank der direkten Einbindung von Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat, Webinare oder dem Zugriff auf Dokumente. Geplant ist ein Zugriff für Kandidaten, Experten, Kurs- und Prüfungsteilnehmenden sowie auch ein Mitgliederzugriff via Onlineportal. «Über dieses Portal soll der Austausch mit unseren Mitgliedern und Kandidaten effizienter erfolgen können», so Odermatt.
Die Anmeldung für die Kurse und die Prüfungen kann auf diese Weise direkt online erfolgen. Auf dem Portal werden zudem Unterlagen wie Rechnungen, Aufgaben oder Stunden -sowie Einsatzpläne auffindbar sein. Christa Odermatt erklärt: «Die Kursteilnehmenden können immer und überall auf ihre Kursunterlagen zugreifen, Stundenpläne einsehen, Daten prüfen und unter anderem erhaltene Zertifikate herunterladen. Dank dem Onlineportal hat auch das Mitglied die Möglichkeit, seine Daten beziehungsweise Angaben regelmässig zu prüfen und zum Beispiel Rechnungen online abzuholen.» Im Fokus stehe immer die Optimierung und damit einhergehend die Prozessautomatisierung. «Wir digitalisieren nicht um jeden Preis, sondern primär dort, wo eine deutliche Effizienzsteigerung möglich ist», sagt Christa Odermatt.
mig. Wie in jedem Garagenbetrieb mit IT-Systemen im Einsatz, bedarf auch das ERP-System der AGVS-Geschäftsstelle regelmässig eines Upgrades. Diese Chance machte sich der AGVS-Zentralverband zu nutzen und unterzog alle Arbeitsabläufe einer detaillierten Analyse. Zusammen mit den Fachbereichen wurden alle Prozesse geprüft und dokumentiert mit dem Fokus, einerseits Hürden zu eliminieren und andererseits, um in die Jahre gekommene Arbeitsschritte den heutigen technischen Möglichkeiten anzupassen.
Die gewonnen Erkenntnisse und Anforderungen wurden im Rahmen eines Pflichtenheftes mit ergänzendem Anforderungskatalog ausgearbeitet und an verschiedene Anbieter zur Offertausarbeitung unterbreitet. Eine derart standardisierte Vorgehensweise empfiehlt sich nicht nur für Verwaltungsbetriebe wie der AGVS-Geschäftsstelle, sondern kann auch von jedem Gewerbebetrieb angewendet werden.
Als nächstem Schritt erfolgt nun eine Detailspezifikation der Projektphase zwei mit dem Ziel der Einführung im zweiten Quartal 2023. Dabei handelt es sich um die Umsetzung einer digitalen Plattform, welche die Kurs- und Prüfungsverwaltung sowie die Mitgliederstammpflege vereinfacht. «Der AGVS bietet zeitgemässe Bildungs- und Weiterbildungsmöglichkeiten an, nur erfolgt die administrative Kurs- und Prüfungsverwaltung aktuell noch oft analog», sagt Christa Odermatt, beim AGVS zuständig für ICT-Projekte. Auch dank der oben erwähnten Prozessanalyse, konnte dieser Digitalisierungsschritt ausgearbeitet und einen direkten Mehrwert für Kurs- und Prüfungsteilnehmer erarbeitet werden. Ein Onlineportal unterstützt die entsprechenden Nutzer dabei zentral, einerseits für den Datenaustausch andererseits auch dank der direkten Einbindung von Kommunikationsmöglichkeiten wie Chat, Webinare oder dem Zugriff auf Dokumente. Geplant ist ein Zugriff für Kandidaten, Experten, Kurs- und Prüfungsteilnehmenden sowie auch ein Mitgliederzugriff via Onlineportal. «Über dieses Portal soll der Austausch mit unseren Mitgliedern und Kandidaten effizienter erfolgen können», so Odermatt.
Die Anmeldung für die Kurse und die Prüfungen kann auf diese Weise direkt online erfolgen. Auf dem Portal werden zudem Unterlagen wie Rechnungen, Aufgaben oder Stunden -sowie Einsatzpläne auffindbar sein. Christa Odermatt erklärt: «Die Kursteilnehmenden können immer und überall auf ihre Kursunterlagen zugreifen, Stundenpläne einsehen, Daten prüfen und unter anderem erhaltene Zertifikate herunterladen. Dank dem Onlineportal hat auch das Mitglied die Möglichkeit, seine Daten beziehungsweise Angaben regelmässig zu prüfen und zum Beispiel Rechnungen online abzuholen.» Im Fokus stehe immer die Optimierung und damit einhergehend die Prozessautomatisierung. «Wir digitalisieren nicht um jeden Preis, sondern primär dort, wo eine deutliche Effizienzsteigerung möglich ist», sagt Christa Odermatt.
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